SAP Concur: ¿Cómo validar tus CFDI de gastos de viaje?

¿Sabías que tu negocio puede ahorrar dinero asociado a gastos de viajes? Así es. De acuerdo con los artículos 27 y 28 de la Ley de Impuesto Sobre la Renta (ISR), tanto las Pymes en crecimiento como empresas grandes pueden deducir los impuestos de gastos asociados a viajes de negocios como por ejemplo: hospedajes, transportación, alimentos, entre otros.

Si la naturaleza de tu negocio requiere que ciertos colaboradores se trasladen de una región a otra constantemente, cumplir con la verificación de comprobantes fiscales digitales y obtener el respectivo reembolso podría significar un ahorro importante a largo plazo.

Sin embargo, el proceso de reunir los comprobantes para efectos fiscales puede resultar complicado para la mayoría de los contribuyentes, ya que esta operación implica invertir muchísimo tiempo en revisiones minuciosas de la actividad fiscal. Además, a esto hay que sumarle el hecho de que hay que comprobar la autenticidad de cada comprobante a presentar.

Pero ¿Qué pasaría si te dijéramos que tenemos la tecnología ideal para hacer todo este trabajo por ti? En este post hablaremos de la importancia de contar con un validador de CFDI integrable con tu SAP Concur.

Para ubicarte un poco en contexto, te enseñamos los rubros y límites de gastos que puedes deducir a través de la verificación de comprobantes fiscales en el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y de qué forma un validador de CFDI integrable con tu sistema SAP Concur como AxosMoney puede ser un gran beneficio para tu negocio en crecimiento.

¿Cuáles son los rubros en los que tu empresa puede ahorrar dinero y porque es importante validar un comprobante fiscal digital (CFDI)?

  • Hospedaje: Si el colaborador viaja al extranjero, el límite de gastos que puedes deducir por concepto de hospedaje en un hotel es por un monto de 3,850 pesos por día, pero si se hospeda en México no hay un límite establecido.

  • Transporte: Este rubro no tiene un monto límite debido a que no se puede controlar el precio de los boletos de autobús, avión, o gasolina en caso de que el colaborador viaje en tu automóvil.

  • Alimentos: Si el viaje es al extranjero es posible deducir un máximo de 1,500 pesos diarios por persona, mientras que en México el límite es de 750 diarios por persona.

  • Renta de transporte: Este rubro es válido en caso de viajar en grupo y rentar una van, camioneta o auto en el extranjero, con un monto límite de 850 pesos diarios; sin embargo, no hay límite en el transporte si es particular, como el servicio de Uber.

La verificación de comprobantes fiscales digitales es un proceso en donde el Servicio de Administración Tributaria (SAT) se encarga de revisar, comprobar y controlar las actividades que tienen los contribuyentes de la emisión de la factura electrónica mediante un PAC. A través de esta verificación tanto quienes emiten como quienes reciben facturas tendrán la certeza de que la factura cumple con los requisitos establecidos por el órgano regulador. Este modelo fue creado con el objetivo de brindar mayor seguridad al contribuyente en materia de comprobación fiscal. La mayoría de los contribuyentes piensan que gracias a los PAC, Proveedores Autorizados de Certificación, ya no se requerirá Verificación de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet CFDI, pero están totalmente equivocados.

Es necesario contar con un validador integrable con el SAP Concur que les permita además de emitir, recibir y conservar las facturas en un archivo válido, validarlas y verificarlas de forma automática con el fin de prevenir posibles estafas y disminuir los gastos asociados al pago de impuestos.

Cuando un negocio no cuenta con una tecnología de este tipo para validar los gastos asociados a viajes puede cometer una defraudación fiscal, puesto que en una factura electrónica no pueden verificarse los errores a simple vista ya que cuenta con algoritmos especiales.

¿Cuáles son las consecuencias por cometer defraudación fiscal?

Cuando el emisor y receptor de una factura electrónica no cumplen sus compromisos de validación, automáticamente se incurre con un fraude que puede acarrear multa o prisión para ambas partes. Si alguna de las partes no tiene certidumbre en la validez, puede incurrir en un delito por declarar comprobantes fiscales que amparan operaciones inexistentes, falsas o actos jurídicos simulados y esto, podría tener una sanción de tres a seis años de prisión.

Anteriormente el proceso de validez de una factura se complicaba porque el trámite administrativo era presencial, sin embargo, a partir de 2014 desapareció la factura física, es decir la representación en papel y se aprobó el uso de la factura electrónica.

Esto puede significar un alivio para las empresas en las que los viajes y la recopilación de los gastos asociados suponen una operación habitual, ya que ahora las facturas son electrónicas y su proceso de validación es más sencillo y automático porque pueden cortejarse en la plataforma del SAT.

Ahora que conoces cuáles son los rubros considerados como “gastos de viaje” y las consecuencias de incumplir con la validación de comprobantes fiscales en la respectiva declaración, te presentamos SAP Concur, la tecnología ideal para automatizar e integrar en un mismo lugar todos los procesos de gastos, viajes y facturación.

¿Qué es SAP Concur?

SAP Concur es un sistema integrable con el ERP diseñada especialmente para agilizar las tareas de seguimiento y procesamiento de los gastos de viajes de negocios, ayudando así a controlar mejor las finanzas del negocio.

Gracias a esta solución de gestión de viajes y gastos asociados, los encargados de la administración pueden manejar procedimientos complejos sin problemas, gracias a la eliminación del papeleo y la reducción absoluta de los errores asociados a la entrada manual de los datos, ahorrando tiempo y permitiendo a los encargados examinar otros procesos comerciales más estratégicos.

Con SAP Concur los colaboradores pueden validar las CFDI de gastos de viaje de forma automática, capturar imágenes de recibos y enviar informes de gastos con un par de clics e incluso, ¡Controlar los gastos incluso antes de que se gasten!

¿Por qué utilizar SAP Concur?

SAP Concur es la tecnología ideal para mitigar los riesgos que supone una declaración fiscal, reducir costos y mejorar los estándares de cumplimiento y seguridad de manera eficiente.

Una de las causas más comunes por las que los egresos de los negocios suelen salirse de control es por el costo asociado a los gastos de los empleados. Por suerte, con SAP Concur es posible:

  • Automatizar los gastos de viaje.

  • Hacer un seguimiento de las aprobaciones imparciales

  • Garantizar el cumplimiento de las políticas de gastos.

  • Importar feeds de múltiples fuentes, incluidos proveedores de tarjetas de crédito corporativas y proveedores de viajes.

  • Impulsar la productividad de todos y tener un crecimiento empresarial progresivo y rentable.

¿Qué soluciones ofrece SAP Concur para tu negocio?

SAP Concur ofrece diversas herramientas que pueden ayudar a tu negocio a afrontar los desafíos de gastos y viajes diarios. Algunas de ellas son:

  • Administración de gastos: esta funcionalidad permite realizar un seguimiento de todos los gastos en un solo lugar, capturar recibos y otros informes de procesos de forma automática, asegurar el cumplimiento de las políticas de gastos, reembolsar gastos a los empleados rápidamente, permitir que los empleados revisen, envíen y aprueben informes de gastos a través del móvil, etc. Todas estas funcionalidades optimizan la gestión de gastos con recibos electrónicos, permiten obtener una imagen financiera completa en el sistema ERP y conciliar los gastos comerciales de una forma precisa y segura.

  • Concur travel: SAP concur te ayuda a alinear tus políticas de viajes y gastos con tus necesidades actuales y hacer mejoras en tu programa de viajes existentes, al mismo tiempo que prioriza la seguridad de tus colaboradores. La funcionalidad de Concur Travel de esta herramienta te permite obtener datos precisos de cada viajero, apoyar a tus colaboradores mediante registros de ubicación, mantenerte actualizado sobre las últimas tendencias en viajes corporativos, realizar un seguimiento de los viajes y obtener todo el detalle asociado a los gastos, hacer y gestionar reservas, enviar rutas e itinerarios a través de la aplicación móvil y comunicar las políticas internas para garantizar el cumplimiento.

  • Concur Invoice: una funcionalidad diseñada especialmente para reducir los costos promedio de procesamiento de facturas en más del 80%, eliminando el papeleo, los pagos duplicados o atrasados y las facturas por correo electrónico con demora.

Con Concur Invoice, puedes tener una visión general completa del flujo de caja de tu negocio mientras automatiza y monitorea la administración de tus cuentas por pagar porque permite capturar información vital de GST y reclamar reembolsos del 100%, controlar y gestionar los ciclos de compra a pago, aumentar el flujo de caja, mejorar los descuentos de pago de proveedores, minimizar los riesgos de seguridad garantizando el cumplimiento y obtener visibilidad completa de tus componentes financieros en tiempo real.

¿Cómo validar una factura electrónica a través de SAP Concur?

Para validar la factura electrónica a través de SAP Concur necesitas integrarlo con un validador fiscal especial como AxosMoney. Esta App está diseñada especialmente para integrarse con SAP Concur y evitar que tu empresa cometa errores, fraudes y retrasos en el tratamiento de las facturas electrónicas, facturación electrónica o recibos digitales CFDI gracias a que hace posible que la administración pueda ingresar y validar cada factura con solo adjuntarla en un formato XML o PDF desde el móvil.

Lo único que tienes que hacer es:

  1. Ingresar a la app de AxosMoney.

  2. Vincular tu cuenta de SAP Concur con la app.

  3. Ingresar a tu correo y elegir las facturas deseadas a validar.

  4. Reenviar al correo de AxosMoney las facturas XML y PDF.

  5. Dentro de AxosMoney podrás contar con todas las facturas que fueron enviadas para validación y conocerás su estatus ¨válido¨ o ¨ inválido¨.

  6. Si la factura es válida, podrás seleccionar la factura y clasificarla de acuerdo al gasto que corresponda. La lista de gastos que aparece en la app es la que tu empresa tiene configurada en Concur.

  7. Desde la app podrás seleccionar un reporte en Concur o crear uno nuevo y así agregar la factura como gasto en el reporte de Concur.

  8. Una vez que hayas añadido tus gastos, contarás con la información del RFC, razón social, monto, UUID, estatus del XML llenado automáticamente.

  9. Tendrás una previsualización del PDF y XML, lo cual acelerará tu comprobación de gastos.

Si la factura es válida, puede seleccionarse la factura y clasificarla de acuerdo con el gasto que corresponda y automáticamente tendrás el estatus del XML rellenado, lo cual acelerará la comprobación de gastos.

Con este validador fiscal podrás cumplir con todas las reglas del SAT, generar bloqueos al XML para evitar fraudes, ahorrar el tiempo asociado a la revisión de gasto por gasto y simplificar el control de gastos de viajes en general.

¿Te gustaría conocer más acerca de AxosMoney el validador fiscal para SAP Concur?

Si ya cuentas con con SAP Concur te recomendamos adquirir este validador fiscal especial para SAP Concur. Con esta App puedes estar tranquilo sabiendo que los gastos que suben tus empleados no son fraudes y sabiendo que estás al corriente y cumpliendo con las reglas del SAT. Si te interesa conocer más acerca de esta solución haz clic abajo:


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