En estos tiempos de incertidumbre el control y seguimiento de los presupuestos de una empresa reflejan de forma constante la estabilidad de la misma, mantener un control en las tareas relacionadas con las finanzas implica contar con una planificación financiera la cual suele contraer tareas demandantes, ya que requiere de un monitoreo constante entre sistemas y al no contar con las herramientas adecuadas a utilizar, desencadena un mal control financiero. Contar con un buen control y visibilidad del presupuesto aporta a la dirección y a las personas encargadas de la gestión de gastos o presupuestos de una organización, una mejor toma de decisiones para alcanzar los objetivos de negocio.
Cada departamento gestiona un presupuesto por lo que la visibilidad entre sí es fundamental, además de ser uno de los principales puntos que una organización debe considerar para una gestión adecuada de gastos, esto posibilita un control financiero en todos los niveles.
En una empresa la palabra visibilidad se vuelve cada vez más difícil, ya que con el crecimiento de la misma el objetivo o las tareas financieras incrementan día con día, la organización de dichas tareas se vuelven tediosas y es normal perder de vista puntos importantes de los procesos. Controlar los gastos de manera frecuente puede demandar mucho tiempo debido a los datos y todos los documentos que hay que registrar en uno o hasta más sistemas de esta forma los negocios no pueden crecer de forma sostenible. Esto tiende de la capacidad que deben tener los colaboradores de controlar sus movimientos respetando las reglas financieras de la empresa.
La importancia de conocer la situación financiera de la empresa
Para muchas empresas conocer de manera transparente la actividad financiera de la misma puede llegar a ser difícil, ya que si hablamos de una empresa grande, las áreas que se relacionan a lo financiero se dividen en muchos departamentos de los cuales se tiene que tener un flujo controlado de los movimientos, lo cual suele ser muy demandante.
Conocer los gastos e ingresos que genera una organización es una de las mejores prácticas, esto permite identificar gastos o inversiones que no son necesarias para garantizar la evoluciona del negocio, en lo que se refiere a los recursos financieros, como los gastos de producción, mantenimiento y crecimiento de los negocios, es fundamental que estos se controlen de forma continua. Es posible controlar cada una de las cuentas a través de herramientas automatizadas que conecten entre sí los sistemas para obtener transparencia. Por lo que su importancia es mayúscula y, probablemente es la base del control financiero y es donde se deben implementar más controles, registrando y valorando todas las operaciones y transacciones.
Toda empresa u organización debe mejorar sus procesos financieros día con día, teniendo claramente definido su plan estratégico, el cual lo ayudará a gestionar de mejor forma el presupuesto que se genere entre departamentos, conocer estos movimientos permitirá anticipar oportunamente problemas futuros que interfieran con el plan previamente establecido
5 consejos para comenzar a tener control:
Implementa hábitos en donde involucres tareas simples que te permitan conocer los límites de tus gastos o los principales motivos en los que existe un desembolso.
Ofrece una visión tanto del conjunto de la empresa como por departamentos, e incluso por acciones o partidas muy concretas, lo cual permite conocer el estado financiero de la empresa y actuar sobre el foco específico del problema.
Automatiza tus tareas con herramientas que te ayuden a agilizar tu proceso de monitoreo, visibilidad y control, de este modo podrás mantener tus gastos bajo una mejor visión.
Establece una visión en conjunto con los departamentos de la empresa, de esta forma la monitorización permitirá ver de cerca el estado financiero de la empresa, con la finalidad de actuar sobre el problema en caso de que se refleje uno
Conecta tus sistemas, esta es la forma más fácil y sencilla de comenzar a automatizar tus finanzas con SAP ERP y SAP Concur, recuerda que el registrar, visualizar y monitorear distintos sistemas provoca que el control de presupuesto se vuelva tedioso y requiere de mucho tiempo por lo que contar con una herramienta que conecte tus sistemas permitirá sincronizar la información ingresada de uno u otro y así podrás optimizar tu tiempo al ver todos los movimientos en ambos, reduciendo tiempo y esfuerzo.
La mayoría de las empresas cuentan con un ERP que las ayuda a administrar de manera efectiva los distintos departamentos que manejan, por otro lado existen plataformas como SAP Concur en las que pueden administrar la parte de gastos de viaje, ¿pero qué pasa si estos dos sistemas no están conectados?, en Axosnet contamos con un conector que te permitirá integrar ambos sistemas reforzando la administración de tus gastos, ya que la facilidad de hacer algo en un sistema y verlo reflejado en otro, reducirá el registro de datos manuales, ahorrando tiempo y evitando la doble entrada de información, puedes conocer más acerca de esta gran solución dando clic aquí.
Contar con una herramienta lo suficientemente capaz de desarrollar funciones que te permita una transparencia en tus operaciones, te da la confianza suficiente de poder invertir tu tiempo en diferentes actividades que puedan aumentar los ingresos de la empresa, esta es la mejor forma de crecer de una manera automatizada y controlada.