Si usted pertenece a una empresa u organización, en donde acaban de adquirir SAP Concur como herramienta de gastos de viaje y se le ha asignado llevar a cabo el proyecto desde la implementación hasta la integración con su sistema ERP, ponga mucha atención, que está a punto de conocer, la mejor guía para lograr un proyecto exitoso!
SAP Concur es una increíble herramienta la cual te ayuda a llevar un control completo de tus viajes de negocio y tu comprobación de gastos de viaje, sin embargo, para poder lograr integrarla con su ERP y con ello automatizar de punto a punto su proceso de comprobación y contabilización, se necesitan un par de conocimientos técnicos que se mencionarán a continuación.
Existen múltiples opciones de integración, como por ejemplo:
Desarrollo a la medida (utilizando APIs de Concur)
SAP ICS (Conector estandar de SAP)
Intercambio de archivos planos vía sFTP
Conector de proveedores de terceros
A continuación explicaremos un poco más a detalle las ventajas y desventajas de cada una de las opciones de integración para que usted mismo pueda tomar la mejor decisión que más le convenga a su empresa.
Opción # 1 - Desarrollo a la medida (utilizando APIs de Concur)
Si su compañía, tiene un equipo basto de consultores de IT, y desarrolladores de aplicaciones web, creo que esta opción puede ser la ideal para usted.
Existe un sitio de documentación técnica y funcional que proporciona SAP Concur en donde puede conocer e investigar toda la funcionalidad y alcance del servicio o desarrollo a la medida que planea construir para lograr una integración entre SAP Concur y su sistema ERP.
Es importante recalcar que esta opción puede ser la que demore más tiempo de las siguientes tres disponibles, debido a que será un proyecto a construir desde cero, y para mitigar esto, es importante tener bien claro, el alcance de lo que se quiere lograr. Ya que con las APIs de Concur, es posible t una integración 100% automatizada. Sin embargo, entre más funcionalidad, más tiempo se tendrá que invertir en el desarrollo.
En cuanto a costo, puede salir tan accesible, como tan costoso, todo va a depender del análisis, diseño y definición que la empresa requiera en su integración.
Opción # 2 - SAP ICS (Conector estándar de SAP)
Si su negocio se apega a los productos y servicios estándar o tiene una política estricta de seguridad y proveedores terceros, definitivamente esta es su opción a elegir.
El conector nativo de SAP para integrar SAP Concur con SAP ECC, se llama SAP ICS. Es un conector estándar, nativo y desarrollado por SAP, que con una muy sencilla configuración, se puede lograr en un corto plazo, un proyecto de instalación y configuración para tener conectados y sincronizados su sistema SAP Concur y SAP ECC en el menor tiempo posible.
Lo único que se tiene que considerar previo a tomar esta opción, es la compatibilidad con su sistema SAP. Ya que solo es compatible con ciertas versiones y enhancement packages.
Opción # 3 - Intercambio de archivos planos vía sFTP
Esta opción es la más práctica y sencilla de las cuatro opciones disponibles, sin embargo es la que menos alcance ofrece. Ya que de todo el universo de funcionalidades para la integración, solo podrás integrar la información correspondiente a la estructura organizacional y los datos maestros de sus empleados.
Es importante enfatizar, que esta opción trabaja únicamente con lo que Concur llama: ONP que hace referencia a “Overnight Processing”, que en pocas palabras, se refiere a que la información se estará actualizando durante la noche, en otras palabras, no será en tiempo real.
Se trata del intercambio de archivos en formato .txt, que de manera encriptada, se depositan en un repositorio (sFTP) que hace referencia a Secure File Transfer Protocol. Pero para ello, será necesario que contrate el servicio de sFTP con SAP Concur, el cual tiene un costo adicional.
Conector de proveedores de terceros
Si en realidad su core de negocio no es desarrollar soluciones de tecnología y su empresa está abierta a llevar a cabo proyectos con proveedores externos, expertos en la materia, ¡esta opción es la que más le recomiendo!
Mi sugerencia es que vaya con quien conoce y quien se dedica a realizar integraciones entre ambas plataformas. En pocas palabras, con un partner certificado de SAP Concur. A quienes podrá encontrar en el App Center de SAP Concur.
Al elegir o esta opción de integración, podrá aprovechar toda la experiencia y mejores prácticas que el partner le brindara, con base a las necesidades de su negocio. Ahorrando tiempo de desarrollo, curva de aprendizaje y sobre todo un mejor costo/ beneficio.
Axosnet es un partner certificado para integraciones en SAP Concur, si requiere apoyo en validar cual es la mejor opción para su negocio, contactenos al siguiente correo ventas@axosnet.com y pida el servicio de Check Up Integration, con el cual podremos ayudarle a tomar la mejor decisión de integración con SAP Concur.
La recomendación es siempre buscar un proveedor tercero (certificado por Concur) para aprovechar la experiencia con la que ya cuenta, sus mejores recomendaciones, buenas prácticas, y conocimiento técnico. Con ello, buscar un plan de integración en donde se detalle el alcance ofrecido y la necesidad que el negocio tiene.
A continuación les vamos a contar un poco de las fases que un proyecto debe tener para garantizar el éxito del mismo y explicarles un poco en qué consiste:
Fase: Iniciación
Comienzo oficial del proyecto. Donde se recomienda iniciar con una junta presencial en donde participe todo el equipo del cliente y el equipo del proveedor. En esta junta se tiene que poner en contexto a todos los participantes de lo que está a punto de comenzar (no asumir que las personas en la reunión ya saben o conocen del tema). Hablar sobre los objetivos del proyecto es lo más importante, conocer las fechas clave o hitos que se tendrán durante el proyecto. Entender cuál es el rol de cada participante y establecer un plan de comunicación efectivo. Aclarar cualquier duda al respecto. Y comunicar los pre-requisitos y los siguientes pasos que están a punto de comenzar.
Fase: Planeación
En esta fase se lleva a cabo el entendimiento a detalle (bajo nivel) de la necesidad del cliente, en donde se recomienda firmemente, involucrar a los equipos correspondientes que interactúan en parte o completamente en el proceso de gastos de viaje, tanto roles funcionales como roles técnicos, con el objetivo de evitar que se asuma algún tema importante a considerar del proyecto. Con ello llegar a una definición clara entre cliente y proveedor y sentar la base y la estructura del proyecto. Esta fase es clave para el éxito del proyecto, si se cuenta con una definición clara y un entendimiento completo, me atrevo a decir que se tiene ya un 50% del proyecto completado.
Fase: Construcción
Con base a la definición trabajada en la fase previa, y el documento base conocido como Blueprint, se lleva a cabo la construcción y/o implementación de lo contratado. En esta fase es fundamental llevar a cabo una excelente coordinación de equipos de trabajo y un seguimiento oportuno a los avances y progreso de cada actividad, anticiparse a cualquier riesgo de retraso.
Las pruebas unitarias dentro de esta fase son necesarias para garantizar un resultado exitoso más adelante en las pruebas integrales.
Fase: Preparación Go-Live
En esta fase el cliente puede ver lo que será el resultado final. Validará y aprobará cada escenario y se asegurará que se cumpla tal cual lo definido y acordado. Un script de pruebas y una buena documentación de la evidencia de cada prueba realizada es la clave para garantizar una salida a productiva exitosa. Es importante involucrar a las personas correspondientes que asegurarán el resultado final de acuerdo a la necesidad del negocio.
Fase: Go Live
Fase a la cual todo mundo quiere llegar. En este punto, se concentra toda la atención del cliente y de los usuarios finales. El momento del fruto logrado después de todo el esfuerzo de cada uno durante las fases previas del proyecto.
En este punto es importante asegurar la adopción del nuevo proceso implementado y asegurar el buen uso de la herramienta o el seguimiento del proceso establecido, y con ello disfrutar del cambio que siempre es para mejorar y ser más eficientes en dichas actividades.