Por: (PM-Implementador SAP Concur)
SAP Concur administra y optimiza el proceso de Gastos de Viajes de la empresa por medio de los módulos de Viajes, Solicitudes y Gastos. A continuación, te compartimos 6 recomendaciones y definiciones que deberás de tomar en cuenta para implementar SAP Concur. Estos puntos no solamente enriquecerán la implementación en tu compañía, también te ayudarán a tener un contexto de tu proceso actual de viajes que finalmente se estarán reflejando en la configuración final de tu plataforma como el proceso To Be.
1. Analiza el proceso de aprobaciones de gastos.
Hacer un repaso con anticipación de su flujo de aprobación, ayudará a tener la información correcta de la cantidad y tipo de niveles que necesita su flujo, así la configuración de SAP Concur será más fluída y específica.
Algunos ejemplos de roles en los flujos de aprobación en SAP Concur son: aprobadores, los cuales frecuentemente son los jefes inmediatos, y los procesadores, que comúnmente son el equipo contable que valida la información de los gastos: cuentas e indicadores de impuestos.
Así mismo, existen diversos tipos de Flujos de aprobación, ten en mente cuáles de ellos requerirán:
Flujo de aprobación de solicitudes: Pasos de aprobación para una solicitud de gastos de viaje o de anticipo que venga desde el módulo de request.
Flujo de aprobación de gastos: Pasos para la aprobación de un informe de gastos de viaje.
Flujo de aprobación de anticipo de efectivo: Cuando la empresa da a sus empleados anticipos de efectivo, puede realizarse por el módulo de expense o request. Sea cual sea el módulo, el anticipo tiene su propio flujo de aprobación.
Aprobación por objeto de costos: En SAP Concur es posible configurar el flujo de aprobación, ya sea de expense o request, que la aprobación se vaya por el dueño del objeto de costos si el empleado reporta el gasto a un objeto de costos distinto al suyo.
Si actualmente tu flujo consta de más de 3 aprobaciones, es muy importante evaluar y simplificarlo para dejar solo los roles necesarios. Un flujo sencillo le permitirá a la empresa un proceso de aprobaciones ágil y sin contratiempos.
2. Refleja tu Política de Gastos de Viaje.
Es importante tener la última versión de su política de Gastos de Viajes para poder analizar las configuraciones y las reglas de auditoría que se estarán creando. Si su política no está actualizada es muy importante que esta quede lista previo a su implementación.
Las reglas de auditoría son configuraciones que permitirán agregar límites de montos de gasto, restricciones en cuanto a utilización de tipos de gasto, formas de pago, ciudades, entre otros. Una regla de auditoría tiene tres puntos a definir:
A quién aplica
Bajo qué condiciones se ejecutará - por ejemplo: si se requiere un límite de comidas de $1,000.00 MXN al día, en dicha configuración se agregarán las variables de los Tipos de Gasto que involucran a dicho rubro.
Código y mensaje de excepción- sí detendrá al usuario del envío del reporte o si lo alertará a él y/o a sus aprobadores
Con esta configuración, tendrás un mejor manejo en tus límites de gasto, ya que los gastos y solicitudes cumplirán las condiciones que se establecieron con base a su política.
3. Prepara a tu Agencia de Viajes.
Si estarás utilizando el módulo de Viajes es muy importante tener una agencia de viajes lista previo a la implementación de SAP Concur. Contar con una TMC (Travel Management Company, por sus siglas en inglés) le brindará los beneficios siguientes a la compañía:
Una mejor administración y control de costos
Tarifas preferenciales para hotel, vuelo y renta de auto
Una mejor experiencia para el viajero
Negocia de forma previa las tarifas para tener descuentos en cadenas hoteleras o aerolíneas de viaje. Con ello, alístate para que en la configuración de SAP Concur, aparezcan las tarifas de convenio y resultados de búsqueda preferentes o cerca de la dirección hacia donde va comúnmente el empleado (si así lo desea la empresa).
SAP Concur cuenta con TMC’s que son partners y que ayudan a brindar valor a los viajeros en conjunto con la plataforma. Consulta con tu ejecutivo de forma previa para revisar con cuál de ellas puedes trabajar.
4. Eficientiza la parte contable y fiscal para tus conceptos de gastos.
Tener una definición clara y concisa de los Tipos de Gastos, ayuda a eficientar tres importantes áreas de configuración en Concur las cuales son:
Formularios y Campos: Muestra la información que estará llenando el empleado.
Administración Contable: Relaciona la cuenta contable al Tipo de Gasto
Administración de impuestos: Determina las condiciones del tipo de impuesto, su indicador y el monto que estará generando cada tipo de Gasto.
Se recomienda hacer un análisis para determinar los gastos que se estarán configurando en SAP Concur, ya que esto determina la experiencia del usuario así como la correcta contabilización de los mismos. De igual forma visualiza qué información se requerirá en el llenado de los reportes para fines contables o de reporteo.
Así mismo, puedes suscribirte a aplicaciones certificadas como Axosmoney que complementa el proceso de SAP Concur validando las facturas de los gastos y que además pre llenará la información proveniente del XML necesaria para efectos fiscales y de deducibilidad.
5. Automatiza las transacciones de tarjetas de crédito corporativas.
Para los viajeros frecuentes, las empresas suelen proveerles de tarjetas corporativas para sus viajes de negocios. SAP Concur ofrece la funcionalidad de los Feeds automáticos de tarjetas de crédito.
Al tener la configuración de un feed de tarjeta bancaria los beneficios son:
La transacción proviene directamente del banco y se refleja automáticamente en el perfil del empleado en SAP Concur de forma segura para su comprobación.
Se logra una mejor administración de los gastos realizados con la tarjeta y una comprobación en tiempo de las transacciones.
Si deseas lograr esta conexión entre SAP Concur y su banco, revisa la compatibilidad de tu banco con la plataforma así como los formatos y procesos a seguir. Toma en cuenta que esta habilitación puede demorar, investiga con anticipación para no generar retrasos en su salida a producción.
6. Conocer los conceptos de SAP Concur.
Te recomendamos que el equipo conozca los conceptos de SAP Concur desde un principio, esto ayudará a tener mejor entendimiento durante todo el proyecto y así adoptar el nuevo lenguaje que estarán utilizando en adelante.
Familiarizarte con estos nuevos términos también ayudará a quienes quedarán como administradores de la herramienta, ya que este equipo trabajará con la plataforma día con día. Esto logrará un mejor entendimiento para cualquier solicitud de soporte o cambio post-producción.
Estos puntos pueden ser guiados a través de un consultor especializado. Axosnet ofrece un “Readiness Program” que se enfoca en puntualizar estas y otras recomendaciones y con ello, lograr la mejor configuración y adopción de tu nueva plataforma gastos de viaje.