by: SAP Concur Implementation Leader
Para aquellas casas consultoras que enfocan sus servicios en implementaciones y desarrollos de SAP1, es frecuente escuchar que los proyectos nunca terminan en tiempo. Pero, ¿esto siempre debe de cumplirse o hay alguna forma de evitarlo?
Durante las implementaciones de proyectos, hay ocasiones en las que parece misión imposible cumplir con las fechas planeadas por distintas eventualidades, razón por la cual la administración de proyectos se vuelve una herramienta básica, si no es que necesaria para lograr el éxito esperado.
Según el PMI (Project Management Institute) la administración de proyectos es la aplicación de conocimiento, habilidades y técnicas en la ejecución de los proyectos en forma eficiente y efectiva. Es una competencia estratégica para las organizaciones que permite vincular los resultados de los proyectos a las metas del negocio y así competir en el mercado. Desde esta perspectiva, las casas consultoras que tienen una mejor administración de proyectos son aquellas que garantizan a sus clientes el alcanzar sus metas e incrementar su competitividad.
En el caso de los proyectos de TI, en específico de SAP, se presenta un reto mayor, ya que los recursos suelen provenir de diferentes áreas al interior y exterior de la empresa, mismos que presentan diferentes necesidades y prioridades al momento de llevar a cabo el proyecto. Por ejemplo, es una práctica común que quien se encarga de diseñar y ejecutar alguna mejora dentro del sistema de la empresa sea la casa consultora; sin embargo quien lidera la implementación al interior de la empresa es el área de TI, pero quién tiene la necesidad o requerimiento sea el área operativa quien se encarga de validar y aceptar la solución desarrollada. La presencia de estos tres grupos dificulta la comunicación y el ejercicio de los tiempos de una forma eficiente a lo largo de la implementación del proyecto. De ahí la relevancia de contar con herramientas que mejoren el canal de comunicación y un control que garantice el cumplimiento de los tiempos y metas establecidos.
Es así como comienza la travesía compleja, enriquecedora y necesaria de administrar este tipo de proyectos, pero… ¿por dónde empezar? Existen cuatro aspectos que se deben de tomar en cuenta para que cualquier proyecto sea administrado de forma exitosa y tenga el impacto esperado en el proceso de negocios de los clientes.
Contar con una metodología.
Contar con una metodología de proyectos, ayudará tener fases de proyecto y definir los hitos u objetivos a alcanzar. Por ejemplo, ASAP2 (Accelerated SAP) es una metodología de implementación rápida de SAP que divide los proyectos en las siguientes fases:
Preparación de proyecto: Recopilación de información y recursos.
Business Blueprint: Definición de los requerimientos de negocio, futuros procesos a implementar.
Realización: Configuración base del sistema e implementación, testing y transferencia de conocimiento.
Preparación Final: Pruebas funcionales, pruebas de estrés, asegurar performance para Go Live.Go Live y Soporte: Salida a productivo.
Se pueden utilizar otras metodologías tales como la del PMI, o incluso realizar una combinación de ambas, con el fin de generar una mejor planeación del proyecto, y un adecuado seguimiento y control para poder cerrar el proyecto con menores imprevistos.
Planeación: la etapa más importante del proyecto.
De las etapas del proyecto, la más importante es la planeación. A partir de una buena planeación, el cumplimiento de las demás etapas del proyecto fluirán y se cerrarán en los tiempos definidos. Durante esta etapa, se debe de analizar y entender el proceso de negocios actual del cliente con el fin de diseñar un proceso “To Be” o “el propuesto”. Así se definirá el alcance y entregables de proyecto con mayor claridad y que cumplirán con los objetivos o necesidades del cliente. En este sentido, es igual de importante, clarificar qué cosas son las que quedan fuera del alcance del proyecto para que en la etapa de desarrollo o construcción no existan desviaciones en las actividades por malas definiciones o puedan existir malos entendidos entre clientes y consultores.
Dentro de esta etapa se definen los riesgos a los que se enfrenta el proyecto, mismos que deberán de ser previstos al máximo, dentro de lo posible. La definición de los riesgos se deberá de hacer de la mano con el cliente, así se puede realizar un análisis a detalle de los recursos materiales, humanos y de infraestructura necesarios para lograr el cumplimiento de los objetivos, así como de considerar cuáles, otros proyectos están corriendo en paralelo y que podrían impactar al proyecto en tiempo, costo y alcance.
Se recomienda no disminuir los tiempos de esta fase, y no precipitar el inicio de la construcción del proyecto, ya que los costos de modificar un proyecto durante su planeación son reducidos en comparación con la modificación de un proyecto que se encuentra en su etapa de implementación. Se puede hacer la analogía con la construcción de una casa, al momento de diseñar se puede hacer cualquier modificación y el costo será prácticamente nulo, sin embargo, si queremos cambiar de lugar una pared que ya se encuentra construida el costo será muy elevado (construcción, demolición y nueva construcción).
Acta de proyecto y comunicación.
Las casas consultoras son empresas externas que buscan maximizar los recursos o infraestructura con los que cuenta el cliente, con el interés de alcanzar sus metas e incrementar su competitividad. Sin embargo, algunos recursos no son propiedad de la consultoría, por lo que no pueden disponer de ellos en el momento que así lo decidan, dificultando la operación y eficiencia del proyecto.
Para ello es importante comprometer al cliente en que el éxito del proyecto depende directamente del compromiso e involucramiento de sus recursos. Para lograrlo se recomienda crear un acta de proyecto en la que se enlisten los recursos de todas las áreas involucradas y los roles o participación que tendrán en el proyecto. En esta acta se confirma que los recursos del cliente son los dueños del proyecto para impulsar el interés y compromiso con el mismo, así como otras informaciones del proyecto tales como: quiénes son los dueños de determinados procesos, entregables, hitos y planes iniciales de proyecto.
Por otro lado, la comunicación es básica una vez iniciado el proyecto, ya que cualquier eventualidad que pudiera impactar al proyecto debe de ser comunicada lo antes posible para definir planes de acción.
La triple restricción.
La última consideración se encuentra en función de una características inherentes a cualquier proyecto: la triple restricción. Se entiende que un proyecto de alta calidad es aquel que se entrega con el alcance solicitado, de forma puntual y dentro del presupuesto. Asimismo, es comprensible que durante su implementación surjan cambios que puedan hacer que su calidad se ponga en riesgo. Para evitar este riesgo es importante buscar el equilibrio de tres factores: alcance, tiempo y costo del proyecto (PMBOK, 2004).
Estos factores contemplan la triple restricción, ya que si alguno de estos factores se modifica, al menos otro de los restantes se verá afectado (Figura 1). Por lo tanto, cada vez que se presente un cambio en el proyecto, el administrador deberá de identificar la forma en que éste afecta a cada uno de estos factores y las implicaciones que tendrán en el cumplimiento de su calidad. A modo de conclusión se puede decir que la implementación de un proyecto es tan compleja que no se puede asegurar que se cerrará en los tiempos planeados, especialmente en aquellos vinculados con TI y SAP, pero lo que sí se puede afirmar es que el contar con una adecuada administración de proyectos favorecerá a que el proyecto tenga una mayor calidad. Es así que el contar con un administrador de proyectos que conozca las diferentes herramientas que existen y las aplique según las condiciones en que se encuentre será de gran apoyo para lograr que las empresas incrementen su competitividad y alcancen sus metas en el corto plazo.
1SAP SE is a German multinational software corporation that makes enterprise software to manage business operations and customer relations.
2ASAP Methodology for Implementation is the SAP roadmap for implementing SAP solutions in a cost-effective, speedy manner. ASAP provides a proven, repeatable implementation methodology to streamline projects and achieve lower total cost of implementation (TCI). SAP offers ASAP methodology for Simplified Rapid Deployment Solution Experience, Assemble-to-Order projects, Agile and Standard projects to support the needs of clients with various SAP deployment strategies.