¿Cómo implementar una política de gastos eficiente?



¿Necesitas visibilidad del monto total anual por concepto de taxis, vuelos, alimentos, casetas, etc.?


¿Requieres que los viajes corporativos sean aprobados por los responsables de cuidar el presupuesto y además se cumplan los montos límite asignados para cada concepto en la política de viajes de la empresa?, SAP Concur puede ayudarte a cumplirlo y mantener el presupuesto asignado saludable.


La plataforma SAP Concur permite implementar tu política de viajes digitalmente, algunos de los beneficios son:


  • Anticipar la reserva de hotel, avión y renta de auto para obtener las mejores tarifas en base a la agencia de viajes integrada a la plataforma

  • Eliminar las autorizaciones escritas o firmas innecesarias, la plataforma SAP Concur está perfectamente preparada para notificar al usuario viajero del estatus de su solicitud de viáticos y al aprobador respecto a alguna solicitud pendiente de aprobar.

  • Administra los montos solicitados como concepto de anticipo en efectivo para aquellos usuarios que no cuentan con una tarjeta corporativa

  • Utiliza la plataforma para visibilizar si es necesaria la contratación de tarjetas corporativas a viajeros frecuentes

  • Establece montos límites para cada concepto: Taxi, casetas, Alimentos, etc. y lograr así el correcto cumplimiento de la política de viajes, tu empresa define si permite continuar al usuario con la comprobación o simplemente rechazar el gasto en caso de excederse

  • Puedes crear un reporte inteligente con los usuarios que han excedido el monto límite para efecto de auditoría

  • Puedes solicitar a los usuarios adjuntar obligatoriamente el comprobante de impuestos (CFDI) para continuar con la comprobación de viáticos


Estos son algunos de los muchos beneficios que podrás obtener al detallar tu política de viajes en una plataforma digital.


Si te interesa implementar una política digital, te ofrecemos algunas recomendaciones:


1. Analiza tu política de viajes previamente en base a los siguientes puntos:


¿Tu política aplica para uno o más países ?

Si tu política aplica para un único país, ¿las compañías de este país, manejan la misma política ?

¿El flujo de aprobación de los gastos de viaje requiere el mismo total de aprobadores por cada compañía?

¿El monto límite por concepto, aplica para todos los empleados o es viable asignar niveles a los usuarios?


Antes de iniciar, reúne un listado de conceptos autorizados como gastos de viaje y su cuenta contable, reúne la información fiscal de las tarifas de impuestos y su indicador, analiza la estructura contable a establecer en tu política, es decir, todo usuario debe pertenecer a una compañía y centro de costo y puede afectar una orden interna o centro de beneficios en base a ciertos criterios, es importante identifiques en que momento puede afectar el presupuesto de estos últimos dos conceptos o si no son necesarios.


Recuerda que del listado de conceptos permitidos puedes establecer un monto límite, también puedes establecer cuáles de estos conceptos pueden ser comprobados dividiendo el monto total entre varias compañías o CeCos e incluso definir cuáles conceptos pueden ser comprobados con asistentes, por ejemplo, comidas de negocios, donde un asistente puede ser un prospecto de cliente, un invitado, la esposa de algún directo, etc.


En Axosnet esperamos que estas recomendaciones te ayuden a tomar la mejor decisión al implementar tu política de viajes digital, recuerda que estamos certificados para implementar la plataforma SAP Concur y aprovechar el cambio.


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