Cómo establecer montos límites por tipo de gasto para tus viajeros



El objetivo de la política de gastos de viaje establecida en las empresas es administrar anticipadamente las reservas así como la correcta comprobación de los gastos realizados durante el viaje bajo el cumplimiento de los límites permitidos por la misma.


La mayoría de las empresas establecen por política un monto límite por cada concepto de gasto de viaje. Si trasladamos estos requerimientos a la plataforma SAP Concur, existe un tipo de configuración que le ayudará a acatar dicha necesidad: Reglas de Auditoría.

Una regla de auditoría le permite validar una infracción a la política de viajes configurada en su plataforma, lanzando al usuario un mensaje advirtiendo de la infracción u otorgando instrucciones para continuar. A alto nivel una regla de auditoría se conforma de los siguientes:


Evento: Acción tomada en la plataforma que disparará la validación, por ejemplo: Al enviar el Informe de gastos o al guardar la comprobación de un tipo de gasto.


Condición: Parámetros que estará validando la regla de auditoría. Por ejemplo: Que la comprobación del tipo de gasto Hotel sea mayor a $1200 MXN.

Excepción: Mensaje ofrecido al usuario al cumplirse la condición anterior, está conformado por un código, nivel y mensaje. El nivel establece si permitirá al usuario viajero continuar una vez que corrija las acciones ofrecidas en el mensaje o si no le es permitido continuar por cometer la infracción a la política. El código y mensaje guiarán al usuario sobre la infracción o alerta.


El objetivo de SAP Concur es reforzar el cumplimiento de la política de viajes a todos los usuarios viajeros y para lograrlo le recomendamos establecer límites y niveles que le permitirán un mayor control y administración de las comprobaciones realizadas en cada viaje. Para ello considere los siguientes puntos:


  • Detecte dentro de su política de viajes los tipos de gastos y el monto permitido por nivel de empleado

  • Establezca el tipo de restricción dentro de SAP Concur, ¿El viajero podrá comprobar en caso de pasar el monto límite permitido o no podrá continuar con la comprobación ?


Si usted tiene claro todos los puntos anteriores, el crear una regla de auditoría estableciendo el evento, la condición y la excepción correspondiente le será muy sencillo.


A continuación ejemplificamos algunas validaciones posibles en SAP Concur :


  • Monto total diario

Por política se establece un monto total diario por concepto lo que permitirá al usuario comprobar varias veces sólo el concepto Alimentos hasta agotar el monto total diario.


  • Monto total diario como suma de varios tipos de gasto

Si cuenta con varios conceptos de un solo tipo de gasto, por ejemplo: Alimentación como Desayuno, Comida y Cena pero finalmente los tres conceptos suman un monto total diario por alimentación, esta validación es la indicada para realizar el monto límite diario permitido por política.


  • Total de transacciones (diarias, semanales, mensuales o anuales) permitidas.

Cuando por política sólo es permitido un total de transacciones diarias para uno o varios conceptos, por ejemplo: Alimentos: concepto desayuno, comida y cena, un total de 3 transacciones diarias.


Ejemplo: Total de Transacciones

Condiciones / Cómo lo ve el usuario:



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