Cálculo automático de viáticos en SAP Concur

Actualizado: 1 de ago de 2020



Por: Oziel Alvarez (PM-Implementador SAP Concur), 13/Agosto/2019


Cuando las empresas requieren que sus empleados realicen viajes de negocios, comúnmente les proveen un monto de anticipo en efectivo o realizan un depósito a sus cuentas bancarias para poder solventar sus gastos de viaje: alimentos, hospedaje, entre otros. Para realizar el cálculo del monto que les corresponde, hemos visto que en algunas de ellas, cada empleado lo realiza de forma manual. Este cálculo involucra límites diarios por concepto, duración del viaje, entre otras variantes. Adicional a ello, el aprobador del anticipo realiza una validación que implica nuevamente dicho cálculo para verificar que lo solicitado, se encuentra en el rango permitido.



-“Tengo que realizar mi cálculo de viáticos de forma manual para poder viajar”

“Es una lata tener que hacer cálculos manuales”

“Mis empleados, no siempre determinan de forma correcta sus viáticos”-

Son algunas de las frases que hemos escuchado de parte de los colaboradores.


Con base a esta experiencia, hemos simplificado una solución utilizando SAP Concur Request, haciendo que el cálculo de viáticos (o Anticipos en efectivo) sea realizado de forma automática. Así, cada empleado que tenga que viajar, no tendrá que recurrir a la calculadora. Deja que SAP Concur calcule tus viáticos de acuerdo a tus políticas de viaje.


Con base a las diversas variantes y límites diarios de gastos que cuentan las compañías, se crea un documento el cual es cargado a SAP Concur para que este pueda tomar dicha información y poder utilizarla en el módulo de Solicitudes (Request).



Requisitos previos para implementar la solución

En menos de 5 clics por parte del usuario, él ya tendrá la cantidad correcta de viáticos basándose en su tipo de viaje. El sistema leerá la información del usuario y la información del tipo de viaje que realizará, por lo que el monto que le corresponde, aparecerá en la pantalla. Así de sencillo es pedir el monto correcto de viáticos. Facilidad para los empleados, y tranquilidad para el área de gastos de viaje de la compañía. ¿Y tú? ¿Qué esperas para aplicar esta mejora en tu empresa?



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