by: SAP Concur Implementation Leader
SAP Concur es la mejor opción para gestionar las comprobaciones de tus gastos de viaje, ya que brinda un abanico de ventajas a quienes lo adquieren.
Si en tu organización están considerando implementar esta herramienta, es muy aconsejable que lleven a cabo un proyecto de implementación integrado y así sacar el mayor provecho de la inversión.
Para activar o configurar una solución, es necesario analizar el proceso de negocio end-to-end de tu empresa. Este análisis será la guía para integrar exitosa mente el proceso de negocio y la solución.
El primer paso, es realizar un proyecto de implementación que deberá de contener como mínimo las fases esenciales: Planeación, Construcción, Preparación para la salida en vivo, Go Live y Estabilización.
A continuación, te compartimos algunos tips a considerar para un implementación exitosa de SAP Concur:
Conforma tu Dream Team
Para tener una visión completa durante la etapa de planeación y ejecución del proyecto, es muy importante que tengas a tu equipo titular:
Gastos de Viaje y Contabilidad: Máster en el proceso actual de comprobación y los requerimientos para el registro contable del gasto, será el mejor consejero a la hora diseñar el nuevo proceso con SAP Concur.
IT Guy : Conoce las herramientas tecnológicas actuales, la seguridad y procesos de automatización. Apoyará al equipo en cualquier tema técnico y de integración.
Business process expert: Es la persona que conoce los procesos del negocio y sabe qué tecnología es usada en cada uno. Este apoyará en crear un proceso integral del negocio, previo y/o posterior a la implementación de SAP Concur
Representante de los usuarios finales de la herramienta: Deberá brindar una visión objetiva desde la perspectiva de usuario y su retroalimentación apoyará a una mejor adopción de la herramienta.
Project Manager: Llevará el control de todas las fases y requerimientos del proyecto. Es muy aconsejable que tu project manager -ya sea interno o externo- conozca los alcances de SAP Concur.
Considera el cumplimiento fiscal
Identifica previo al proyecto qué requisitos fiscales debes de cumplir para que estos sean considerados en tu configuración de SAP Concur. Por ejemplo: el cálculo de impuestos, límites de deducibilidad y regulaciones del país. Para algunos temas, es posible que requieras de un servicio adicional para lograr dicho cumplimiento.
Genera expectativa en la organización
El potencial de tu proyecto SAP Concur, se multiplica cuando las personas que serán beneficiadas, cuentan los días para empezar a usarlo.
Para lograr esta emoción, es importante que en el plan de proyecto, incluyas una estrategia de comunicación y entrenamiento, previa al lanzamiento.
SAP Concur, como cualquier otra herramienta, será más productiva en la medida en que más gente conozca el beneficio que genera y por consiguiente promueva su uso.
Integración con otros sistemas
Desde el inicio del proyecto, descubrirás las oportunidades de integración entre SAP Concur y tu sistema contable o ERP. En la planeación debes decidir cómo abordar la integración, pues tienes la posibilidad de ir desde un simple intercambio de archivos hasta un proceso automatizado.
Tomar estas decisiones al inicio del proyecto, tiene dos impactos positivos:
1) Durante el proyecto, la ejecución será más eficiente, pues tendrás claras las implicaciones de la integración.
2) Cuando empieces a utilizar SAP Concur, los beneficios llegarán a toda la organización.
Planea el monitoreo post-producción
Previo al cierre de tu proyecto, planea el alcance de la información que la organización debe analizar y detona entrenamientos para el equipo responsable. Es muy recomendable que te apoyes en un experto en la materia, para sacar provecho a la herramienta de Inteligencia de Negocios SAP Concur y reforzar la toma de decisiones y supervisión de presupuestos.
Estas recomendaciones, han surgido de la experiencia de Axosnet, en la implementación de SAP Concur, para empresas de alcance nacional y globales. Nuestro equipo de consultores certificados, están listos para apoyarte.